As bases de dados podem ser entendidas como conjunto de variados registros que relacionam-se entre si, com mesma finalidade; tendo como função controlar e viabilizar as informações, além de disseminar o conhecimento de diferentes âmbitos.
Os elementos que caracterizam a base de dados são: repositório de armazenamento de grandes volumes informacionais, sendo que as mesmas são armazenadas em suportes que são acessados via computador, utilização de um programa de gerenciamento dos campos utilizados para o controle das informações armazenadas, visando a rápida recuperação, lebrando que não possui informações na íntegra, indicando o usuário ás fontes de informação a qual farão sua pesquisa.
Para recuperar dados especifico basta especificar as restrições necessárias aos campos de busca.
Os critérios para avaliação das bases de dados dependem do tipo de base de dados utilizados, contudo alguns são de ordem geral como:
Identificação: título completo, claro e preciso.
Conteúdo: tipo de suporte (material), abrangendo várias temáticas.
Acesso: utilização de campos específicados ( metados, campos específicos), forma em que o material é indexado, utiliza linguagem natural ( lingua utilizada diariamente), linguagem controlada.
Desenho: interface gráfica acessível, seleção de menus, facilidade de navegação.
Valores agregados: acessibilidade múltipla, links internos e externos.
Disponibilização: várias formas de divulgação e formas, e custos.
Produtos gerados: serviços impressos em índice, notificação corrente, busca em linha.